Freelance Secretaresse ZZP
Zlokker werkt direct voor de directie of het managementteam van een organisatie. De focus ligt op het bieden van hoogwaardige ondersteuning, discretie en efficiëntie in de dagelijkse bedrijfsvoering. Hieronder een paar belangrijke taken die Zlokker uitvoert. Bij al deze ondersteuningsvormen kunt u rekenen op een breed pakket aan taken.
Ondersteuningsvormen
Projectondersteuning
Ik help bij een specifiek project of tijdelijke werkdruk. Denk aan het opzetten van een nieuw systeem of het coördineren van een evenement.
Strategische ondersteuning
Ik ondersteun een managementteam, directie of bestuur bij beleidsvorming, strategische besluitvorming en efficiënte procesoptimalisatie.
Tijdelijke vervanging
Ik neemt de werkzaamheden over van een medewerker die tijdelijk afwezig is, bijvoorbeeld door ziekte, vakantie, zwangerschapsverlof of langdurig verlof.
Taakbeheer
Agendabeheer en tijdmanagement
- Complex agendabeheer: plannen, beheren en coördineren van afspraken voor meerdere directieleden.
- Prioriteren van afspraken: belangrijke afspraken voorrang geven en minder urgente taken herschikken.
- Reisschema’s en vergaderingen: overzichtelijke dag- en weekschema’s opstellen.
- Plannen van bestuurs- en directievergaderingen: locatie, deelnemers en agenda afstemmen.
E-mail- en correspondentiebeheer
- Inbox beheer: e-mails filteren, prioriteren en zelfstandig afhandelen waar mogelijk.
- Uitgaande correspondentie: opstellen van brieven, rapporten en memo’s in opdracht van de directie.
- Vertrouwelijke documenten beheren: veilig omgaan met gevoelige informatie.
- Opvolging taken: e-mails markeren voor opvolging en herinneringen instellen.
Notuleren en verslaglegging
- Notuleren van vergaderingen: gedetailleerde verslagen maken van directie- en bestuursvergaderingen.
- Actielijsten bijhouden: actiepunten documenteren en toezien op tijdige uitvoering.
- Rapporten samenvatten: belangrijke documenten in een overzichtelijke samenvatting aanleveren.
- Discretie en vertrouwelijkheid: informatie uit vergaderingen vertrouwelijk behandelen.
Reizen en evenementorganisatie
- Zakelijke reizen plannen: vluchten, hotels, transfers en visa regelen.
- Internationale meetings: organiseren van buitenlandse vergaderingen en bijeenkomsten.
- Evenementen en ontvangsten: klantbezoeken, directiemeetings en bedrijfsevenementen plannen.
- Gastvrijheid voor bezoekers: buitenlandse gasten professioneel ontvangen en begeleiden.
Financiële administratie
- Declaraties en onkosten beheren: declaraties en uitgaven van de directie verwerken.
- Facturen en budgetten: facturen voorbereiden, controleren en budgetten beheren.
- Inkoop en leveranciersbeheer: offertes aanvragen en leveranciers selecteren.
- Offertes en contracten beheren: contracten opstellen, beheren en zorgen voor ondertekening.
Projectmanagement en coördinatie
- Ondersteunen bij projecten: actief bijdragen aan directieprojecten en toezicht houden op voortgang.
- Projectplanning: draaiboeken maken en deadlines bewaken.
- Stakeholder communicatie: contact onderhouden met interne en externe stakeholders.
- Overzicht bewaken: projectresultaten rapporteren aan de directie.
HR- en personeelszaken
- Werving en selectie begeleiden: sollicitatiegesprekken inplannen en cv’s screenen.
- On boarding nieuwe medewerkers: inwerktrajecten voor directieleden organiseren.
- Teambuilding activiteiten: bedrijfsuitjes en trainingen voor directieteams organiseren.
- Personeelsdossiers: vertrouwelijke HR-documenten beheren en bijhouden.
Online tools en technologisch beheer
- Microsoft 365 / Google workspace: professioneel werken met Excel, Outlook, Teams en Drive.
- Agenda- en planningssoftware: tools zoals Calendly, Doodle of TimeTree inzetten.
- Projectmanagementtools: Trello, Asana of Monday.com voor projectcoördinatie.
- AI-assistenten: ChatGPT en Grammarly inzetten voor e-mails, notulen en communicatie.
- Documenten beheren: Dropbox, OneDrive en DocuSign gebruiken voor documentopslag en digitale handtekeningen.
Persoonlijke assistentie
- Privé-agendabeheer: privéafspraken en gezinsagenda’s beheren.
- Reizen en restaurantreserveringen: zowel zakelijk als privé reizen en reserveringen organiseren.
- Relatiegeschenken en cadeaus: aankopen en verzenden van geschenken bij speciale gelegenheden.
- Evenementen: privé-evenementen voor de directie helpen coördineren.
Crisismanagement en ad-hoc taken
- Snel schakelen bij problemen: oplossen van reisproblemen, last-minute wijzigingen of onverwachte situaties.
- Crisiscommunicatie: helpen met het opstellen van communicatie bij crisissituaties.
- Schakelen tussen teams: als tussenpersoon optreden tussen directie, teams en externe partijen.
- Prioriteiten bijstellen: agendawijzigingen doorvoeren bij plotselinge veranderingen.
Freelance Secretaresse ZZP
Ontdek de mogelijkheden
Ontdek de mogelijkheden die Zlokker biedt. Of het nu gaat om kortdurende opdrachten, invallen bij ziekte of het beheren van complexe planningen, Zanika staat klaar om uw organisatie te versterken met haar expertise en flexibiliteit.
Zlokker 