Freelance Secretaresse ZZP
Stappenplan
Bij elke opdracht werk ik volgens een duidelijk stappenplan, zodat helder is wat er te verwachten staat en u altijd precies weet waar u aan toe bent. Totale doorlooptijd van stap 1 tot en met stap 9: minimaal 3 werkdagen mogelijk, afhankelijk van uw wensen, de complexiteit en de snelheid van terugkoppeling.
Stap 1: Vraag mijn beschikbaarheid aan
Zodra u via de knop “Plan een gesprek in” contact met mij opneemt, ontvangt u een bevestiging per e-mail. Ik neem vervolgens binnen 1 werkdag contact met u op en plan een vrijblijvend kennismakingsgesprek in.
Stap 2: Kennismakingsgesprek
Tijdens dit gesprek bespreken we uw wensen, uitdagingen en verwachtingen. Zo kan ik een goed beeld krijgen van uw situatie en bepalen hoe ik u het beste kan ondersteunen.
Stap 3: Analyse en advies
Ik analyseer uw wensen en stel een eerste advies op. Zo krijgt u inzicht in welke ondersteuning het beste aansluit bij uw organisatie en doelen.
Stap 4: Ondersteuningsvorm bepalen
Voor grotere organisaties is vaak al duidelijk welke ondersteuning zij nodig hebben, terwijl ik kleine bedrijven help bij het maken van de beste keuze voor hun situatie. De ondersteuningsvormen zijn:
- Projectondersteuning: hulp bij tijdelijke projecten of verhoogde werkdruk.
- Strategische ondersteuning: hulp bij beleidsvorming, procesoptimalisatie en besluitvorming.
- Tijdelijke vervanging: bij afwezigheid van een medewerker door bijvoorbeeld ziekte, vakantie, zwangerschapsverlof of langdurig verlof.
Stap 5: Tarief bepalen
Op basis van de gekozen ondersteuningsvorm bereken ik het tarief en de bijbehorende kosten. Zo weet u precies waar u aan toe bent.
Stap 6: Werkplan opstellen
Ik stel een uitgebreid werkplan voor u op, zodat het duidelijk is wat u kunt verwachten. Hierin leg ik vast:
- Afstemming met uw team (indien nodig): hoe ik samenwerk met uw interne medewerkers of andere betrokkenen.
- De communicatiewijze: hoe en wanneer we contact hebben, bijvoorbeeld via e-mail, telefoon of online tools.
- De gebruikte digitale middelen: zoals Microsoft 365, Google Workspace, Trello of andere programma’s die we inzetten voor een efficiënte samenwerking.
- De planning en deadlines: wanneer ik de werkzaamheden uitvoer en wanneer u resultaat kunt verwachten.
- De prioriteiten: welke taken als eerste worden opgepakt en welke later volgen.
- De werkzaamheden die ik voor u uitvoer, inclusief een duidelijke taakomschrijving.
- Rapportage en terugkoppeling: hoe ik u op de hoogte houd van de voortgang, bijvoorbeeld via statusupdates of voortgangsrapportages.
Met dit werkplan heeft u een helder overzicht van de aanpak en voortgang. Zo kunt u erop vertrouwen dat alles goed geregeld is en niets wordt vergeten.
Stap 7: Voorstel op maat
Na het opstellen van het werkplan ontvangt u een duidelijke offerte die helder uiteenzet wat ik voor u kan betekenen, wat de kosten zijn en hoe we samenwerken.
Stap 8: Akkoord en documenten tekenen
Zodra u akkoord bent met het werkplan en de offerte, worden alle benodigde documenten opgesteld en ondertekend. Zo is alles juridisch en praktisch goed vastgelegd. Hierbij kunt u denken aan:
- Algemene voorwaarden
- Geheimhoudingsverklaring (NDA)
- Modelovereenkomst (Wet DBA)
- Overeenkomst van opdracht
- Verwerkersovereenkomst
Stap 9: Start van de werkzaamheden
Na het tekenen van alle benodigde documenten start ik met de werkzaamheden. Zo weet u precies wat er gaat gebeuren en kunt u zich volledig richten op uw eigen werkzaamheden.
Stap 10: Evaluatie
Standaard plan ik één keer per maand een evaluatiemoment in om de voortgang te bespreken en waar nodig bij te sturen. Uiteraard kan dit worden aangepast aan uw wensen.
Wilt u weten of ik beschikbaar ben? Klik dan op “beschikbaarheid bekijken” of stuur mij een bericht. Ik help u graag verder!
Zlokker 